Klant worden bij VASCO-fulfilment
Snel en eenvoudig overstappen naar VASCO-fulfilment
Geniet van de voordelen die jouw logistieke partner, VASCO-fulfilment, kan bieden, zoals slim ingerichte fulfilmentprocessen, up-to-date en snelle automatiseringssoftware en een vertrouwde en nauwe samenwerking met verschillende vervoerders.
Welke voordelen biedt VASCO-fulfilment?
Breng je jouw logistieke activiteiten bij VASCO-fulfilment onder, dan geniet je direct van de volgende voordelen:
- Plug&Play webshop koppelingen: binnen één week kan jouw webshop al geïntegreerd en gekoppeld worden aan onze software
- Een complete, logistieke afhandeling van jouw producten. Jij verkoopt, wij doen de rest!
- Een nauwe en vertrouwde samenwerking met verschillende vervoerders
- Een platte organisatie, daardoor zul je het contact met ons als direct en laagdrempelig ervaren
Vanaf hoeveel pakketten per maand kan ik klant worden?
Hoe meer jij verkoopt, hoe beter voor ons allemaal natuurlijk. We hanteren wel een minimale aantal van 50 pakketten per maand.
Welke data moeten mijn producten tenminste bevatten?
Jouw productdata in ons systeem is pas volledig wanneer per product tenminste de volgende gegevens juist zijn ingevuld:
- Barcode
- Omschrijving
Wanneer producten buiten de EU worden verzonden:
- Gewicht in gram
- Land van oorsprong
- HS Code
- Prijs
Met welke webshopplatforms kunnen er worden gekoppeld?
Onze fulfilmentsoftware heeft ‘plug&play’ koppelingen beschikbaar met de meest gebruikte webshopplatforms, zoals Magento, Lightspeed, WooCommerce, Shopify, CCV shop, Bol.com Plaza en Shopware.
De software is webbased en er is ook een API-documentatie beschikbaar waarin staat uitgelegd hoe je via REST/JSON met de software kunt koppelen. De kennis die in de afgelopen jaren is opgedaan zorgt ervoor dat het koppelen met andere (moderne) systemen geen belemmeringen geeft.
Voor het aansluiten van een webshop of ERP-systeem kan de IT-partner van VASCO-fulfilment uitgebreide support geven. De kosten hiervan worden doorberekend op basis van nacalculatie, maar uiteraard wel vooraf begroot.
Hoe kan ik klant worden bij VASCO-fulfilment?
Tof dat je tot deze vraag bent gekomen, we beantwoorden hem graag voor je! Neem snel en eenvoudig contact met ons op doormiddel van het invullen van ons aanmeldformulier. Hierdoor krijgen wij een snelle indicatie van jouw wensen en behoeften zijn ten aanzien van fulfilment. We zullen nader contact met je opnemen.
Welke producten zijn geschikt voor fulfilment bij VASCO-fulfilment?
In principe behandelen en verwerken wij alle producten, met uitzondering van:
- Zeer exclusieve en hoogwaardige producten
- Producten die aan bederving onderhevig zijn, dus een bepaalde houdbaarheidsdatum hebben
- Vloeibare producten die tot een explosiegevaar kunnen leiden
Kunnen ook grotere producten worden opgeslagen en verzonden?
Zeker! In ons magazijn kunnen verschillende soorten producten, met grotere en uiteenlopende afmetingen, opgeslagen worden. Daarnaast werken wij samen met vervoerders die grotere producten kunnen bezorgen bij jouw klant. Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
Wat zijn de mogelijkheden bij aanvullende diensten?
Voorbeelden van zogenaamde ‘Value Added Services’ zijn:
- Producten kunnen worden gebundeld of gecombineerd (virtuele samenstellingen) waardoor je bijvoorbeeld voordeelsets kunt aanbieden
- Producten kunnen worden samengesteld als een set/ hoofdproduct met een eigen voorraad (assemblage)
- Producten kunnen worden voorzien van een (barcode)etiket voor verkoop via marketplacesof dagdealwebsites
- Producten kunnen worden gecontroleerd en beoordeeld op kwaliteit
- Producten kunnen worden omverpakt in kleinere of grotere hoeveelheden
- Monteren van Point-of-Sale displays en voorzien van productvoorraad
Kan ik mijn klantenservice aan jullie uitbesteden?
Klantenservice voor jouw klanten doen wij bewust niet, omdat wij vinden dat klantcontact een kerncompetentie is van jouw bedrijf én omdat jijzelf jouw klanten het beste van dienst kan zijn.
Voorraadbeheer
Hoe wordt mijn voorraad beheerd?
Jouw voorraad wordt nauwkeurig en constant verwerkt in speciale fulfilmentsoftware. Door het consequent volgen van inslag en uitslagprocedures, worden voorraadmutaties automatisch bijgehouden. Indien gewenst worden er periodiek stukproeven (cycle counting) uitgevoerd, waar voor de zekerheid voorraad wordt gecontroleerd. De voorraad is real time inzichtelijk via het fulfilmentportal.
Van welke soorten opslaglocaties kan ik gebruik maken?
Bij VASCO-fulfilment kun je uit verschillende opslaglocaties kiezen, waaronder:
- Legbordlocaties: op deze locaties kunnen verschillende producten worden opgeslagen waarbij wij een onderscheid tussen ‘XS’, ‘S’, ‘M’ en ‘L’ producten (in omvang). Legbordlocaties maken onderdeel uit van onze standaardoplossing: VASCO Standard
- Palletlocaties: producten met een grotere omvang, producten die de grijpvoorraad aan moeten vullen én producten die je voor een langer termijn bij ons wilt opslaan, slaan wij in stellingen op
- Vloeroppervlak: producten met een grote omvang, met afwijkende afmetingen én producten die je voor een langer termijn bij ons wilt opslaan, slaan wij op een vloeroppervlak op
Zijn mijn producten verzekerd?
Nee, jij dient zelf jouw producten te verzekeren. Wij werken wel volgens de standaardeisen voor het kunnen verzekeren tegen brand en inbraak. Bij het verzekeren van jouw voorraad, dien je als voorraadlocatie wel ons adres, Twijnstraweg 17, Lekkerkerk, te benoemen op jouw polisnummer.
Hoe is het magazijn beveiligd?
Op verschillende, kritische locaties binnen het magazijn hebben wij een camerabeveiliging. Onder die kritische locaties verstaan wij plekken waarin de goederenstromen het meest intensief zijn. Zo is er bijvoorbeeld zicht op het laad- en los gedeelte binnen het magazijn, worden alle (rol)deuren met camerazicht bewaakt én wordt de paktafel ook continu met een camera gemonitord.
Klantbestellingen
Wat gebeurt er als een besteld product niet op voorraad ligt?
Bestelt jouw klant een product dat niet op voorraad is, dan kan het simpelweg niet verstuurd worden. Heb jij vanuit het fulfilmentportal of vanuit het voorraadniveau van jouw website (middels API koppeling met ons warehousemanagementsysteem) op kunnen maken dat een product niet op voorraad is, dan kun je twee dingen doen: op jouw website bij het desbetreffende product vermelden dat het niet op voorraad is en de bestelmogelijkheid uitzetten. Of, jouw klant de mogelijkheid geven om het product te kunnen bestellen met daarbij een indicatie van de verwachte, extra levertijd.
Wat gebeurt er als een deel van de bestelling niet op voorraad ligt?
Jouw klanten kunnen in één bestelling meerdere producten bestellen. In het geval dat een deel van de producten die onderdeel uitmaken van de bestelling niet op voorraad zijn, dan kun je bij ons uit twee mogelijkheden kiezen: de producten die op voorraad liggen sturen we op, het resterende deel van de bestelling versturen we als de niet op voorraad zijnde producten weer op voorraad zijn. Of, we versturen de bestelling pas op het moment dat alle producten weer op voorraad zijn.
Hoe worden bestellingen verzameld?
Wij hebben een pickproces ontwikkeld waarmee producten worden verzameld middels barcodescanning. Hiervoor worden draadloze barcodescanners en mobiele werkplekken gebruikt, waarmee tijdens het orderpicken direct de juistheid van het product én aantal wordt gecontroleerd.
Wat gebeurt er als er een pickfout wordt gemaakt?
Wij investeren continu in optimalisatie mogelijkheden voor het uitslagproces, om foutkansen te kunnen elimineren. Een pickfout die wordt gemaakt geeft niet alleen voor jou en jouw klant ongemak, ook voor onze medewerkers ontstaat hierdoor veel extra en onnodig werk. We hebben dus een parallel belang om met jou als fulfilmentklant deze fouten te minimaliseren. Mochten we onverhoopt toch een fout maken, dan vinden wij niet dat jij voor de extra kosten moet opdraaien. Wij betalen daarom de kosten voor het retour halen van de order en het nogmaals verzenden van de bestelling.
Hoe worden bestellingen verpakt?
Wij maken gebruik van diverse verpakkingsmaterialen en opvulmateriaal. Onze fulfilmentmedewerkers bepalen in eerste instantie zelf de best passende verpakking(en) om jouw product(en) in te verpakken en beschikken over voldoende kennis en ervaring met betrekking tot de verschillende mogelijkheden van verpakken. Standaard worden verpakkingsmaterialen uit onze eigen voorraad gebruikt.
Tot hoe laat worden bestellingen nog verwerkt en verzonden?
De cut-off tijd is het laatste moment van de dag waarop jouw klant een bestelling kan plaatsen die nog diezelfde dag verpakt en verzonden wordt (voor levering op de volgende dag binnen NL en BE). Voor consumenten bestellingen is dit van maandag tot en met vrijdag tot 22:00 uur en voor zakelijke klanten (bestellingen met 20+ orderregels) is dit 15:00 uur. Hieronder staat een overzicht van de landen, vervoerders en cut-off tijden van maandag t/m vrijdag:
- PostNL > 22:00 uur
- GLS Parcel/ GLS Freight > 15:00 uur
- DPD > 18:00
- DHL/ UPS > 12:00 uur
Kan er ook ander verpakkingsmateriaal worden gebruikt of speciale inpakinstructies worden uitgevoerd?
Afwijkende of speciale inpakinstructies kunnen ook worden geïmplementeerd in het verpakkingsproces. Denk hierbij aan niet standaard verpakkingsmateriaal, afwijkend opvulmateriaal, bedrukte verpakking en/of tape of het toevoegen van een insert (folder, brochure of sample).
Ook kunnen er extra documenten of etiketten toegevoegd worden in de doos of op de doos, waarop bijvoorbeeld de naam of referentie ten behoeve van de eindklant kenbaar is. Inpakinstructies worden altijd in goed overleg opgesteld en geïmplementeerd. Deze inpakinstructie wordt vervolgens vastgelegd in een speciaal document met behulp van tekst en foto’s.
Kan de lay-out van de pakbon naar eigen wens worden aangepast?
Bij iedere verwerkte bestelling wordt een zwart-wit geprinte pakbon gevoegd. De pakbon wordt in de verpakking toegevoegd of in een transparante envelop aan de buitenzijde van de doos geplakt.
De lay-out van deze pakbon kan (tegen eenmalige kosten) worden aangepast naar de huisstijl van jouw bedrijf en er is ruimte voor een retourinstructie of commerciële boodschap. De tekst van de pakbon wordt automatisch in het Nederlands of Engels aangepast, afhankelijk van het bezorgland.
Vanuit onze software is het tevens mogelijk om automatisch een verzend-notificatie te laten mailen met daarbij de pakbon in pdf gevoegd. Ook deze mail-template kan worden voorzien van een gewenste tekst, logo en huisstijlkleur van jouw bedrijf.
Bezorging
Met welke vervoerders worden mijn bestellingen verzonden?
Wij werken samen met de volgende vervoerders: PostNL, DPD, GLS Parcel, GLS Freight, DHL en UPS. Standaard vervoeren wij de pakketten met PostNL voor leveringen in Nederland en België, maar uiteraard kan dit naar eigen voorkeur worden aangepast. De vervoerders zijn gekoppeld aan onze software. Via het fulfilmentportal kun je jouw zendingen via track&trace volgen. De meeste van onze vervoerders zijn gespecialiseerd in consumentenleveringen.
De verschillende vervoerders waarmee wij samenwerken, hebben wij geselecteerd op basis van ervaring en op basis van de beste prijs/kwaliteit verhouding. Wij kunnen beslissen om vervoerders te vervangen of toe te voegen in het aanbod. Daarom heeft het onze voorkeur om het verzendvolume onder onze eigen contracten onder te brengen, waardoor jij kan profiteren van schaalvoordelen in de verzendtarieven. Het is ook mogelijk om met jouw eigen vervoerderscontract te werken wanneer deze wordt ondersteund door onze software.
Wat is voor mij de best passende vervoerder?
Uit het grote aanbod van vervoerders met verschillende, uiteenlopende (aanvullende) services, kunnen wij best wel begrijpen dat het voor jou lastig is om voor een vervoerder te kiezen die het best op jouw wensen en voorkeuren aansluit. Om je te kunnen helpen bij je oriëntatie en keuze voor één of meerdere vervoerder(s), hebben wij een vervoerdersbrochure jou opgesteld.
Wat gebeurt er als een pakket niet bij mijn klant aankomt?
Als jouw klant zijn of haar pakket niet binnen de op de track & trace code weergegeven afleverdatum is afgeleverd, dan adviseren wij jou allereerst om het fulfilmentportal te raadplegen, om vervolgens de status van de order te kunnen inzien. Mocht het met de informatie vanuit het fulfilmentportal niet duidelijk voor je zijn of gegevens ontbreken, mail dan direct naar klantenservice@vasco-fulfilment.nl, dan pakken wij het direct voor jou op! In de meeste gevallen is er iets misgegaan met de orderverwerking. De bestelling die jouw klant heeft geplaatst kan zich dan nog in ons magazijn of in het sorteercentrum van de desbetreffende vervoerder bevinden.
Wat gebeurt er als een pakket beschadigd bij mijn klant wordt aangeleverd?
Als jouw klant beschadigde producten aangeleverd krijgt, dan zijn er twee mogelijkheden:
- De klant brengt zelf de beschadigde producten retour naar ons magazijn;
- De klant vult het bij de bestelling bijgevoegde retourformulier in en brengt de beschadigde producten, conform het door jou en ons overeengekomen retourbeleid, naar een pick-up point
Als de beschadigde producten bij ons zijn aangekomen, zullen wij deze controleren en beoordelen op basis van de criteria en eisen die wij met jou zijn overeengekomen.
Retouren
Hoe worden retouren verwerkt?
Snelle én correcte verwerking van retouren is essentieel voor de tevredenheid van jouw klanten. Doorgaans groeit het aantal retourzendingen als je meer bestellingen krijgt, waardoor een snelle en professionele afhandeling in de basis vereist is. Door jouw retouren door ons te laten verwerken, hebben retourzendingen een kortere verwerkingstijd en kunnen ze professioneel behandeld worden. Zo kunnen de goedgekeurde, geretourneerde producten weer snel opnieuw verkocht worden.
Standaard retourproces
- Jouw klant zorgt voor het retour sturen van de bestelling en brengt het pakket bij een postkantoor of pick up point van een willekeurige vervoerder. Optioneel: Antwoordnummer, Pick&Return opdracht of bezorging bij magazijn door jouw klant.
- Na ontvangst beginnen wij met het verwerken van de retourzending. Hierbij wordt aan de hand van de status van de producten beoordeeld of deze opnieuw verkocht kunnen worden. Deze controle doen we volgens de door jouw aangegeven richtlijnen. Hierna kan jij de retourzendingen administratief verder afhandelen met jouw klant en zorgen wij dat de producten weer verkoop-klaar worden opgeslagen (of in quarantaine worden gezet). Direct na verwerking van de retour wordt jouw klant automatisch per mail geïnformeerd over de status van de retourzending.
Wat houdt het retourbeleid van VASCO-fulfilment in?
Om een vaste en duidelijke structuur te kunnen creëren in de wijze waarop wij retouren van verschillende fulfilmentklanten verwerken, hebben wij een retourbeleid opgesteld. Ons retourbeleid vind je hieronder:
- Vanuit onze fulfilmentsoftware ontvang je na verwerking van iedere retour automatisch een mail met daarin informatie over de details en status van de retourzendingen. Je kunt deze informatie tevens terugvinden in het fulfilmentportal via ‘Retouren’.
- Wanneer het om een ‘Onverkoopbaar product’ gaat (status: ‘Verwerkt als quarantaine’), geven we altijd de reden van afkeur aan als opmerking. Wij bewaren onverkoopbare producten op een aparte locatie in ons magazijn onder vermelding van het retournummer.
- Zodra de onverkoopbare producten een aantal van 10 stuks heeft bereikt, sturen we de onverkoopbare producten op naar het adres dat bij ons bekend is. We veranderen hierbij de retourstatus naar ‘Teruggestuurd naar fulfilmentklant’. Terugsturen gebeurt middels een bestelling tegen de geldende fulfilmentkosten.
- Het is ook mogelijk om onverkoopbare producten door ons te laten vernietigen via onze afvalverwerker. Je kunt dit aangeven door een mail te sturen naar klantenservice@vasco-fulfilment.nl en daarbij de retournummers te vermelden van de onverkoopbare producten die vernietigd mogen worden. De kosten hiervoor zijn €0,75 per product. We veranderen hierbij de retourstatus naar ‘Vernietigd’.
Wanneer worden retouren als ‘onverkoopbaar’ verwerkt?
Retouren worden als ‘onverkoopbaar’ verwerkt als deze de volgende kenmerken hebben:
- Het product is beschadigd waardoor het niet meer verkocht kan worden
- De hygiëne van het product kan niet meer worden hersteld naar het origineel, waardoor het niet meer verkocht kan worden
- De verpakking van het product is zodanig beschadigd, dat deze niet meer gekenmerkt kan worden als een ‘nette’ consumentenverpakking
- Het product draagt een zodanig slechte en indringende geur, dat deze niet meer als verkoopbaar kan worden beschouwd
Wat is het verschil tussen ‘verkoopbare’ en ‘onverkoopbare’ retouren?
VASCO-fulfilment onderscheidt twee soorten retouren:
- Verkoopbare retouren: Dit zijn de producten die je klanten terugsturen omdat ze een verkeerde keuze hebben gemaakt bij het bestellen of spijt hebben van hun aankoop. Deze producten kunnen doorgaans na retourverwerking weer opnieuw verkocht worden.
- Onverkoopbare retouren: Hierbij zijn producten teruggestuurd omdat deze defect of beschadigd zijn aangekomen of wanneer de producten gebruikt zijn door jouw klant. Deze producten kunnen niet meer opnieuw worden verkocht en worden na retourverwerking op een aparte locatie opgeslagen. Deze producten kunnen bij ons worden afgehaald door jouw leverancier (in geval van garantie), door ons worden doorgestuurd of worden vernietigd.
Wat gebeurt er met de onverkoopbare retouren nadat deze zijn afgekeurd?
Onverkoopbare retouren zijn producten die niet meer verkocht kunnen worden. Deze producten worden na retourverwerking op een aparte locatie opgeslagen. Deze producten kunnen bij ons worden afgehaald door jouw leverancier (in geval van garantie), door ons worden doorgestuurd of worden vernietigd.
Duurzaamheid en veiligheid bij VASCO-fulfilment
Bedrijfsactiviteiten op een duurzame en veilige manier uitgevoerd
Heb je behoefte aan een logistieke partner die verder kijkt dan alleen het efficiënt organiseren van fulfilmentprocessen? Een duurzame en veilige bedrijfscultuur staat bij VASCO-fulfilment niet minder centraal.
Hoe wordt Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen toegepast bij VASCO-fulfilment?
Wij proberen onze processen zoveel als mogelijk duurzaam in te vullen. Dit betekent dat wij werken met karton dat FSC gecertificeerd is en dat zoveel als mogelijk LED verlichting in het kantoor en magazijn gebruikmaakt van groene stroom. Sommige vervoerders waarmee wij samenwerken beschikken over CO2 neutrale certificaten voor bezorging.
Daarnaast kennen wij een actief en humaan personeelsbeleid. Wij werken uitsluitend met medewerkers die bij ons onder contract staan. Daarnaast hechten wij veel waarde aan goede communicatie en een prettige sfeer op de werkvloer, dat van grote invloed is op motivatie van onze medewerkers en uiteindelijk de kwaliteit van onze dienstverlening.
Overige vragen
Antwoorden op vragen die wij niet kunnen categoriseren, vind je hier
Kan ik jullie magazijn ook bezoeken?
Jazeker, leuk! Neem contact met ons op, dan maken we een afspraak met je.
Waar kan ik terecht voor vragen, suggesties of klachten?
Onze klantenservicemedewerkers staan tijdens kantooruren voor je klaar om telefoontjes en e-mails te beantwoorden over de meest uiteenlopende vragen, incidentele opdrachten, klachten of suggesties. Wij staan je graag te woord en helpen je bijvoorbeeld bij vragen over orders, rapportages of het gebruik van ons online fulfilmentportal. Via ons fulfilmentportal kun je de actuele status van de orderverwerking, de verzending en de goederenontvangst volgen.
Contactgegevens:
E-mail: klantenservice@vasco-fulfilment.nl
Telefoon: +31 (0) 85 022 0009
Wat doet VASCO-fulfilment aan risico management?
Wij zijn onszelf ervan bewust dat het beperken van risico’s van cruciaal belang is voor jou als opdrachtgever. Hierin is sprake van een parallel belang. Ons magazijn is volledig afsluitbaar en is uitgerust met camera’s en tril- en bewegingssensoren. Voldoende medewerkers zijn BHV getraind en er is een goedgekeurde brandpreventie. Tevens zijn er strenge procedures voor het afsluiten en openen van ons magazijn. Het gehele magazijn is beveiligd met een alarminstallatie, welke direct is aangesloten op de meldkamer.
Wat is een samengesteld product?
Een samengesteld product bestaat uit meerdere producten of onderdelen. Denk aan een camera body en een lens. Beide producten kun je los verkopen, maar ook als een set. Zo’n set van camera body en lens noemen we een samengesteld product.
Virtuele samenstelling
Bij een virtuele samenstelling liggen producten op verschillende locaties in het magazijn opgeslagen. De camera body ligt op locatie X en de lens op locatie Y. Bij de paktafel worden de verschillende producten uiteindelijk samengevoegd om als één product naar jouw klant te kunnen verzenden.
Samenstelling uit eigen voorraad
Bij deze samenstelling wordt het product van tevoren geproduceerd/ geassembleerd. Het product ligt dus al kant-en-klaar op locatie in het magazijn. Er wordt productie gedraaid/ assemblage werkzaamheden verricht om de voorraad op peil te kunnen houden.
Vul het template ‘Samengestelde producten’ in.
Verkoop jij samengestelde producten? Vul dan het template samengestelde producten in. Stuur het ingevulde template naar klantenservice@vasco-fulfilment.nl. Zo krijgen wij een goede indicatie van de omvang van jouw samengestelde producten.
Ook een goede fulfilment partner nodig?
Neem vrijblijvend en laagdrempelig contact met ons op, of bekijk eerst onze oplossingen. Jij kiest, wij zijn flexibel.