De beste teamsamenstelling van een e-commerce bedrijf

Het runnen van een e-commerce bedrijf is een uitdaging. Het is belangrijk dat je op het juiste moment de juiste persona’s aan boord hebt. Iedere e-commerce eigenaar herkent het wel. In het begin moet je nog van alles uitbesteden of zelf doen. Naarmate je groeit en er meer budget komt kun je meer expertise in huis halen. Maar wat is belangrijk en wie heb je daarvoor nodig? Wat is de beste teamsamenstelling van een e-commerce bedrijf?

We hebben ons ook over deze vraag gebogen. Volgens ons zijn er veel verschillende persona’s die je kunt aantrekken, elk met een specifieke rol. Ieder van deze persona’s is echter ook in staat om aanvullende activiteiten te doen die overlappen met andere persona’s. Het is dus zaak dat jij kijkt naar jouw behoefte en die persona kiest die daar het beste bij past.

Beginnen met de teamsamenstelling van een e-commerce bedrijf

Bij het starten van je e-commerce bedrijf kun je het beste focussen op bepaalde persona’s die betaalbaar en breed inzetbaar zijn. Daarbij kun je denken aan de volgende persona’s:

Commercieel medewerker
Een commercieel medewerker heeft doorgaans generalistische kennis van marketing, verkoop, inkoop en accountmanagement. De commercieel medewerker kan inkoopvoorwaarden onderhandelen, fysiek verkopen realiseren en online leads genereren en conversie verhogen. Doorgaans is de allround commercieel medewerker binnen de teamsamenstelling van een e-commerce bedrijf verantwoordelijk voor inkoop, (online) verkoop en accountmanagement van grote klanten.

Online marketeer
De online marketeer heeft meer specialistische kennis van het genereren van online leads en verhogen van de conversie. Daarnaast weet de marketeer bijvoorbeeld hoe hij converterende teksten moet schrijven, is hij sterk in SEO-optimization e.d. Voor de online verkoopresultaten is een online marketeer een must have, vooral in de beginfase.

Administratief medewerker
Een administratief medewerker kan rendabel zijn. Wellicht ben jij een ster in in- en verkopen, maar ben je het grootste deel van de tijd bezig met de administratie. Een administratief medewerker doet dit vermoedelijk veel sneller dan jij, wat in die zin dus fte’s scheelt. Daarnaast kun jij nu veel meer focussen op daadwerkelijk verkopen waardoor er meer inkomsten komen. Een administratief medewerker verdient zich indirect terug.

Uitbreiden van jouw e-commerce bedrijf

Zodra je rond de vijf of meer medewerkers zit, kun je gaan nadenken over het aantrekken van duurdere expertise. Je hebt nu immers een basisteam dat voldoende middelen binnenkrijgt. Een uitbreiding hoeft nu niet meer specifiek of direct gericht te zijn op het verhogen van de omzet. Indirect komt dat namelijk vanzelf goed.

Denk over het snijden van de kosten of het aannemen van dubbele persona’s. Als je veel grote klanten hebt wil je wellicht twee sales managers om die klanten bij te houden. Of als je een nieuwe markt wilt aanboren kan een tweede sales manager met specifieke kennis van de markt, bijvoorbeeld door taal of ervaring, die markt gaan benaderen.

Inkoop specialist
De inkoopspecialist is ijzersterk in het onderhandelen van inkoopprijzen en leveringsvoorwaarden. Daarnaast heeft hij een scherp inzicht in de marktbehoefte. Een goede inkoopspecialist kan de inkoopkosten dus flink verminderen, voor gunstige voorwaarden zorgen en bijvoorbeeld voorkomen dat onnodig veel kosten worden gemaakt voor opslag.

Sales manager
Een sales manager klinkt onlogisch. Echter, een e-commerce bedrijf werkt in het hart wel online, maar heeft doorgaans ook fysieke lijnen naar klanten toe. Een sales manager realiseert dus ook fysieke verkopen. Daarnaast kan een sales manager grote overeenkomsten onderhandelen met potentiële klanten en het hele verkooptraject begeleiden (verkoop, overeenkomst, logistiek, e.d.). Een sales manager is er dus voor de bulk verkopen.

Boekhouder
Een boekhouder neemt de financiële administratie voor zijn rekening. Hiermee ontlast hij jou of jouw administratief medewerker. Een boekhouder heeft daarnaast meer verstand van de complexere financiële administratie die bij een groter e-commerce bedrijf komt kijken. Hij zal beter de financiële modellen en documenten kunnen invullen. Met deze modellen kun jij bijvoorbeeld weer bottlenecks signaleren. Wellicht zie je ineens dat er overmatig veel geld opgaat aan een bepaald aspect van jouw bedrijfsvoering. Dan kun je daarop acteren.

Accountmanager
Een account manager is doorgaans generalistischer dan een commercieel medewerker of sales manager. Een accountmanager is de professional in het onderhouden van zakelijke relaties. De accountmanager legt contact met nieuwe partners, onderhoudt relaties met huidige klanten en leveranciers en zorgt ervoor dat zij dat blijven. Een accountmanager is dus vooral bezig met retentie en het uitbreiden van het zakelijke netwerk.

Professionaliseren van je e-commerce bedrijf

Zodra jouw e-commerce organisatie goed loopt en flink groeit, kun je jouw team aanvullen met nieuwe expertise. Deze expertise helpt om jouw e-commerce bedrijf verder te professionaliseren. Denk aan het rebranden van jouw bedrijf, het professionaliseren van de juridische afdeling, e.d.

Sommige van deze persona’s lijken wellicht wat onwerkelijk om zelf in huis te hebben. Ze bieden vaak echter meer dan hun titel doet denken. Een goede jurist weet bijvoorbeeld niet alleen de juridische risico’s te beperken, maar heeft in zijn opleiding geleerd te onderhandelen. Hij kan de inkoopmanager daarin ondersteunen of ontlasten. Zo kun je persona’s niet alleen specialistisch, maar ook breed inzetten om meer synergie binnen jouw e-commerce bedrijf te realiseren.

Wil je echt de juiste persona, maak een vacature dan heel concreet en duidelijk. Vermeldt in de functie-omschrijving dat een data-specialist niet alleen data-analyses zal uitvoeren, maar ook een commercieel marktonderzoek zal doen, enz. De persoon die solliciteert weet dat hij meer zal doen dan wat zijn functie doorgaans inhoudt en jij weet dat je de juiste persoon aan tafel krijgt…

Developer
Een developer zorgt ervoor dat jouw e-commerce platform goed loopt. Klanten ondervinden geen problemen. Daarnaast zorgt de developer voor handige tools. Denk aan een custom CRM systeem of wellicht een interessante tool voor jouw klanten. Een developer biedt vooral praktische waarde binnen een grote e-commerce organisatie.

IT-specialist
De IT-specialist is verantwoordelijk voor de juiste hardware en software. Hij is een belangrijke schakel binnen de teamsamenstelling van een e-commerce bedrijf. Waar een IT-specialist zich mee terugverdiend is het toevoegen van efficiency. De IT-specialist kent de behoefte van jouw e-commerce bedrijf. Daarom kan hij de meest efficiënte en effectieve hard- en software aanbevelen en implementeren. Daarnaast zorgt hij ervoor dat jouw klanten gebruiksgemak ondervinden via jouw ordersysteem of klanten portaal. Hij stelt ook waarborgen voor risico’s als dataverlies, downtime, e.d.

Accountant
Waar een boekhouder inzichtelijke modellen gebruikt en zorgt dat de financiële administratie op orde is, gaat de accountant juist op zoek naar manieren om zichzelf terug te verdienen. De accountant weet belastingvoordelen en regelingen mogelijk te maken en ziet financiële kansen in de markt. Het is zeker aan te raden om, als de teamsamenstelling van een e-commerce bedrijf flink groeit, een accountant aan jouw zijde te hebben.

Jurist
Een inhouse jurist biedt veel voordelen. Een jurist kan juridische risico’s in overeenkomsten signaleren en uit onderhandelen. Onderhandelen is überhaupt een vaardigheid die een jurist heeft geleerd tijdens zijn opleiding. De jurist kan de verschillende andere specialisten daarin ondersteunen. Daarnaast kan de jurist zorgen dat er waterdichte algemene voorwaarden zijn, compliance met wetgeving als de AVG, enz. Een jurist kan jou goed vertegenwoordigen indien er een juridisch geschil met een klant, partner of leverancier ontstaat wat advocaatkosten scheelt.

Product creative
Denk aan een product stylist, fotograaf of film-specialist. Deze experts weten hoe producten het beste uit de verf komen bij een bepaalde doelgroep. Zij kunnen een product zo presenteren dat er een optimale afzet mogelijk is. Daarnaast kan zo’n creative ingezet worden voor brand marketing en andere creatieve projecten en activiteiten.

Data specialist
Een data specialist trekt op basis van data conclusies die zeer relevante inzichten kunnen geven. Aan de hand van die data kun je bijvoorbeeld beter doelgroepen specificeren, prijzen aanpassen, een design wijzigen, nieuwe producten introduceren, nieuwe markten aanboren, e.d. Van de data specialist krijg je periodiek een eureka moment in de vorm van een rapport aangeleverd.

Team uitbreiden van jouw e-commerce bedrijf

Er zijn veel verschillende persona’s die ieder unieke waarde toevoegen aan de teamsamenstelling van een e-commerce bedrijf. Welke persona jij op een bepaald moment nodig hebt is sterk afhankelijk van jouw behoefte. Ga hier wel slim mee om. Veel persona’s hebben overlappende kwaliteiten met andere persona’s waardoor ze breder inzetbaar zijn dan doorgaans wordt gedacht. Zet dus niet zomaar een vacature uit, maar verdiep je in de achtergrond van een bepaald functieprofiel zodat je er het meeste uit kunt halen.

Vergeet echter niet dat het belangrijkste binnen een team de dynamiek is. Niet alleen de persona’s, maar ook de personen daarachter moeten goed bij jouw team passen. Vaak is de efficiency en effectiviteit van werknemers erg afhankelijk van hoe een werknemer het team ervaart. Investeer dus ook in de persoon achter de persona, bijvoorbeeld middels trainingen, team-uitjes, e.d.