Kennisbank Archieven - VASCO-fulfilment

De beste teamsamenstelling van een e-commerce bedrijf

Het runnen van een e-commerce bedrijf is een uitdaging. Het is belangrijk dat je op het juiste moment de juiste persona’s aan boord hebt. Iedere e-commerce eigenaar herkent het wel. In het begin moet je nog van alles uitbesteden of zelf doen. Naarmate je groeit en er meer budget komt kun je meer expertise in huis halen. Maar wat is belangrijk en wie heb je daarvoor nodig? Wat is de beste teamsamenstelling van een e-commerce bedrijf?

We hebben ons ook over deze vraag gebogen. Volgens ons zijn er veel verschillende persona’s die je kunt aantrekken, elk met een specifieke rol. Ieder van deze persona’s is echter ook in staat om aanvullende activiteiten te doen die overlappen met andere persona’s. Het is dus zaak dat jij kijkt naar jouw behoefte en die persona kiest die daar het beste bij past.

Beginnen met de teamsamenstelling van een e-commerce bedrijf

Bij het starten van je e-commerce bedrijf kun je het beste focussen op bepaalde persona’s die betaalbaar en breed inzetbaar zijn. Daarbij kun je denken aan de volgende persona’s:

Commercieel medewerker
Een commercieel medewerker heeft doorgaans generalistische kennis van marketing, verkoop, inkoop en accountmanagement. De commercieel medewerker kan inkoopvoorwaarden onderhandelen, fysiek verkopen realiseren en online leads genereren en conversie verhogen. Doorgaans is de allround commercieel medewerker binnen de teamsamenstelling van een e-commerce bedrijf verantwoordelijk voor inkoop, (online) verkoop en accountmanagement van grote klanten.

Online marketeer
De online marketeer heeft meer specialistische kennis van het genereren van online leads en verhogen van de conversie. Daarnaast weet de marketeer bijvoorbeeld hoe hij converterende teksten moet schrijven, is hij sterk in SEO-optimization e.d. Voor de online verkoopresultaten is een online marketeer een must have, vooral in de beginfase.

Administratief medewerker
Een administratief medewerker kan rendabel zijn. Wellicht ben jij een ster in in- en verkopen, maar ben je het grootste deel van de tijd bezig met de administratie. Een administratief medewerker doet dit vermoedelijk veel sneller dan jij, wat in die zin dus fte’s scheelt. Daarnaast kun jij nu veel meer focussen op daadwerkelijk verkopen waardoor er meer inkomsten komen. Een administratief medewerker verdient zich indirect terug.

Uitbreiden van jouw e-commerce bedrijf

Zodra je rond de vijf of meer medewerkers zit, kun je gaan nadenken over het aantrekken van duurdere expertise. Je hebt nu immers een basisteam dat voldoende middelen binnenkrijgt. Een uitbreiding hoeft nu niet meer specifiek of direct gericht te zijn op het verhogen van de omzet. Indirect komt dat namelijk vanzelf goed.

Denk over het snijden van de kosten of het aannemen van dubbele persona’s. Als je veel grote klanten hebt wil je wellicht twee sales managers om die klanten bij te houden. Of als je een nieuwe markt wilt aanboren kan een tweede sales manager met specifieke kennis van de markt, bijvoorbeeld door taal of ervaring, die markt gaan benaderen.

Inkoop specialist
De inkoopspecialist is ijzersterk in het onderhandelen van inkoopprijzen en leveringsvoorwaarden. Daarnaast heeft hij een scherp inzicht in de marktbehoefte. Een goede inkoopspecialist kan de inkoopkosten dus flink verminderen, voor gunstige voorwaarden zorgen en bijvoorbeeld voorkomen dat onnodig veel kosten worden gemaakt voor opslag.

Sales manager
Een sales manager klinkt onlogisch. Echter, een e-commerce bedrijf werkt in het hart wel online, maar heeft doorgaans ook fysieke lijnen naar klanten toe. Een sales manager realiseert dus ook fysieke verkopen. Daarnaast kan een sales manager grote overeenkomsten onderhandelen met potentiële klanten en het hele verkooptraject begeleiden (verkoop, overeenkomst, logistiek, e.d.). Een sales manager is er dus voor de bulk verkopen.

Boekhouder
Een boekhouder neemt de financiële administratie voor zijn rekening. Hiermee ontlast hij jou of jouw administratief medewerker. Een boekhouder heeft daarnaast meer verstand van de complexere financiële administratie die bij een groter e-commerce bedrijf komt kijken. Hij zal beter de financiële modellen en documenten kunnen invullen. Met deze modellen kun jij bijvoorbeeld weer bottlenecks signaleren. Wellicht zie je ineens dat er overmatig veel geld opgaat aan een bepaald aspect van jouw bedrijfsvoering. Dan kun je daarop acteren.

Accountmanager
Een account manager is doorgaans generalistischer dan een commercieel medewerker of sales manager. Een accountmanager is de professional in het onderhouden van zakelijke relaties. De accountmanager legt contact met nieuwe partners, onderhoudt relaties met huidige klanten en leveranciers en zorgt ervoor dat zij dat blijven. Een accountmanager is dus vooral bezig met retentie en het uitbreiden van het zakelijke netwerk.

Professionaliseren van je e-commerce bedrijf

Zodra jouw e-commerce organisatie goed loopt en flink groeit, kun je jouw team aanvullen met nieuwe expertise. Deze expertise helpt om jouw e-commerce bedrijf verder te professionaliseren. Denk aan het rebranden van jouw bedrijf, het professionaliseren van de juridische afdeling, e.d.

Sommige van deze persona’s lijken wellicht wat onwerkelijk om zelf in huis te hebben. Ze bieden vaak echter meer dan hun titel doet denken. Een goede jurist weet bijvoorbeeld niet alleen de juridische risico’s te beperken, maar heeft in zijn opleiding geleerd te onderhandelen. Hij kan de inkoopmanager daarin ondersteunen of ontlasten. Zo kun je persona’s niet alleen specialistisch, maar ook breed inzetten om meer synergie binnen jouw e-commerce bedrijf te realiseren.

Wil je echt de juiste persona, maak een vacature dan heel concreet en duidelijk. Vermeldt in de functie-omschrijving dat een data-specialist niet alleen data-analyses zal uitvoeren, maar ook een commercieel marktonderzoek zal doen, enz. De persoon die solliciteert weet dat hij meer zal doen dan wat zijn functie doorgaans inhoudt en jij weet dat je de juiste persoon aan tafel krijgt…

Developer
Een developer zorgt ervoor dat jouw e-commerce platform goed loopt. Klanten ondervinden geen problemen. Daarnaast zorgt de developer voor handige tools. Denk aan een custom CRM systeem of wellicht een interessante tool voor jouw klanten. Een developer biedt vooral praktische waarde binnen een grote e-commerce organisatie.

IT-specialist
De IT-specialist is verantwoordelijk voor de juiste hardware en software. Hij is een belangrijke schakel binnen de teamsamenstelling van een e-commerce bedrijf. Waar een IT-specialist zich mee terugverdiend is het toevoegen van efficiency. De IT-specialist kent de behoefte van jouw e-commerce bedrijf. Daarom kan hij de meest efficiënte en effectieve hard- en software aanbevelen en implementeren. Daarnaast zorgt hij ervoor dat jouw klanten gebruiksgemak ondervinden via jouw ordersysteem of klanten portaal. Hij stelt ook waarborgen voor risico’s als dataverlies, downtime, e.d.

Accountant
Waar een boekhouder inzichtelijke modellen gebruikt en zorgt dat de financiële administratie op orde is, gaat de accountant juist op zoek naar manieren om zichzelf terug te verdienen. De accountant weet belastingvoordelen en regelingen mogelijk te maken en ziet financiële kansen in de markt. Het is zeker aan te raden om, als de teamsamenstelling van een e-commerce bedrijf flink groeit, een accountant aan jouw zijde te hebben.

Jurist
Een inhouse jurist biedt veel voordelen. Een jurist kan juridische risico’s in overeenkomsten signaleren en uit onderhandelen. Onderhandelen is überhaupt een vaardigheid die een jurist heeft geleerd tijdens zijn opleiding. De jurist kan de verschillende andere specialisten daarin ondersteunen. Daarnaast kan de jurist zorgen dat er waterdichte algemene voorwaarden zijn, compliance met wetgeving als de AVG, enz. Een jurist kan jou goed vertegenwoordigen indien er een juridisch geschil met een klant, partner of leverancier ontstaat wat advocaatkosten scheelt.

Product creative
Denk aan een product stylist, fotograaf of film-specialist. Deze experts weten hoe producten het beste uit de verf komen bij een bepaalde doelgroep. Zij kunnen een product zo presenteren dat er een optimale afzet mogelijk is. Daarnaast kan zo’n creative ingezet worden voor brand marketing en andere creatieve projecten en activiteiten.

Data specialist
Een data specialist trekt op basis van data conclusies die zeer relevante inzichten kunnen geven. Aan de hand van die data kun je bijvoorbeeld beter doelgroepen specificeren, prijzen aanpassen, een design wijzigen, nieuwe producten introduceren, nieuwe markten aanboren, e.d. Van de data specialist krijg je periodiek een eureka moment in de vorm van een rapport aangeleverd.

Team uitbreiden van jouw e-commerce bedrijf

Er zijn veel verschillende persona’s die ieder unieke waarde toevoegen aan de teamsamenstelling van een e-commerce bedrijf. Welke persona jij op een bepaald moment nodig hebt is sterk afhankelijk van jouw behoefte. Ga hier wel slim mee om. Veel persona’s hebben overlappende kwaliteiten met andere persona’s waardoor ze breder inzetbaar zijn dan doorgaans wordt gedacht. Zet dus niet zomaar een vacature uit, maar verdiep je in de achtergrond van een bepaald functieprofiel zodat je er het meeste uit kunt halen.

Vergeet echter niet dat het belangrijkste binnen een team de dynamiek is. Niet alleen de persona’s, maar ook de personen daarachter moeten goed bij jouw team passen. Vaak is de efficiency en effectiviteit van werknemers erg afhankelijk van hoe een werknemer het team ervaart. Investeer dus ook in de persoon achter de persona, bijvoorbeeld middels trainingen, team-uitjes, e.d.

Breekbare goederen verzenden: 5 tips

in Kennisbank, Logistiek

Het is erg vervelend om een product te bestellen en vervolgens ontvang je een mooi doosje met een kapot product. Nu moet iedereen wel eens een pakketje versturen en dit kan soms om zeer kostbare of breekbare zaken gaan. Hoe voorkom je dat de ontvanger met hetzelfde zit? Hieronder volgen belangrijke tips bij het verpakken van breekbare en kostbare producten.

Tip 1: Gebruik golfkarton

Er zijn veel verschillende soorten karton. Het beste is karton waarin een golfpatroon zit. Dit patroon zorgt ervoor dat de wanden van de doos niet alleen stevig zijn, maar ook meegeven. Mocht de doos vallen dan breken de wanden van de doos al een deel van de val. Het is niet genoeg om hierop te vertrouwen, dus zorg ook voor een goede vulling.

Let op, er zijn rollen golfkarton en dozen met een golfpatroon in de wanden. Rollen golfkarton zijn belangrijk, bijvoorbeeld voor internationale verzendingen van groenten en fruit. Zulke isolerende inpak-materialen kunnen dan verplicht zijn. Voor breekbare goederen wil je geen rol karton, maar een doos hebben.

Tip 2: Bubble-wrap

Vooral bij producten waarvan de buitenkant niet mag beschadigen is een wrap absoluut belangrijk. Als een product ook maar een beetje speling heeft kan het gaan schuren. Hoe voorzichtig je het product ook inpakt, er kan toch een beetje zand of een klein, scherp deeltje in de doos terecht komen.

Een product met een zachte of kostbare buitenkant kan door wrijving met een scherp deeltje beschadigen. Zorg dus dat je het product goed schoonmaakt en bijvoorbeeld verpakt in nieuwe bubblewrap.

Geen kranten, want de inkt kan afgeven het product aantasten. Daarnaast is papier niet zacht. Papier heeft een relatief ruw oppervlakte en kan, net als schuurpapier, schuren. Vooral bij zachte voorwerpen.

Een ander gevaar van papier of kranten zijn randjes. Mocht het papier door een randje op een bepaalde plaats extra dik zijn, kan dit een indruk maken. Als het direct aan het oppervlakte van het product raakt, kan zo’n randje er zelfs inschuren.

Gebruik dus een zachte bubblewrap en zorg dat het goed en stevig vast zit. Voorkom dat het op bepaalde plaatsen dikker is. De structuur van de bubblewrap verdeeld eventuele druk over een groter oppervlakte van het product, waardoor er minder kans is op beschadigingen.

Tip 3: Doe het in een zak

De meeste inpaktips zien op bescherming tegen stoten en vallen. Maar een doos kan ook nat worden. Ondanks de verschillende lagen, kan er toch vocht bij het product komen. Wikkel het item dan in iets dat waterdicht is, zoals een plastic zak, zodra je de bubble-wrap hebt aangebracht. Tape dit ook dicht. Op die manier voorkom je dat, als er water in de doos komt, dit bij het product kan komen.

Tip 4: Geef geen ruimte

Waarom beschadigen producten tijdens een verzending? Omdat ze bewegen of bewogen worden. Zorg er daarom voor dat een product geen kant op kan. De doos moet volledig gevuld zijn. Hoe minder het product kan bewegen, hoe veiliger het is. Een klein beetje speling is prima, zolang het product niet kan verschuiven. Dus een folie dat meebeweegt en het product direct terugduwt. Dit voorkomt dat een product in de doos breekt.

Het beste is om verschillende lagen aan te brengen. Gebruik bijvoorbeeld plastic luchtzakjes aan de buitenkant en wikkel het product zelf in bubble-wrap. Piepschuim is ook een optie, maar dat is lastiger om op maat te maken. Je zult zelf in het piepschuim de vorm van het product moeten uitsnijden. Luchtzakjes zijn makkelijker omdat je er simpelweg net zoveel in de doos doet totdat er geen een meer bij kan.

Tip 5: H-Taping

Nu moet je niet op zoek gaan naar H-Tape. H-Tape is niet een product, maar H-Taping is een techniek om een doos dicht te tapen. Stel dat je de doos voor je hebt staan met de lange zijde horizontaal voor je. De lange flappen zitten dus aan de voor- en achterkant.

Zodra je de flappen dicht doet tape je eerst de lange naad op de bovenkant. Nu is er aan beide zijkanten van de doos nog een naad, waar de zijkanten van de lange flappen bovenop de doos liggen. Deze naden tape je ook dicht. Nu heb je met de tape eigenlijk een H getekend, vandaar de naam H-taping.

Daarnaast spreekt het voor zich, maar kunnen we het niet genoeg benadrukken. Plak er een grote sticker op waar groot op staat dat de inhoud breekbaar is! Zo weten personen die jouw product moeten verzorgen dat ze er voorzichtig mee moeten zijn.

7 must-have WooCommerce plugins voor je WordPress webshop

in E-commerce, Kennisbank

WooCommerce is een uitgebreid en prettig platform. Het werkt intuïtief, zowel om een webshop te runnen of om als consument aankopen te doen. WooCommerce is niet een e-commerce platform, maar een plugin voor WordPress. Dat betekent dat het flexibel is en je kunt het volledig customizen. Dit zijn de WooCommerce plugins die je in ieder geval moet hebben.

Abandoned Cart Feature

Heb jij de statistieken scherp? Hoeveel procent van jouw bezoekers plaatst wel iets in het winkelmandje, maar rekent vervolgens niet af? Uit onderzoeken blijkt dat de gemiddelde abandonment tussen de 50% en 75% ligt. Met een Abandoned Cart Feature kun jij deze klanten terughalen naar jouw webshop en hen overtuigen om toch wel de aankoop te doen.

Je kunt daarvoor gebruik maken van een marketingoplossing zoals bijvoorbeeld SendInBlue. Dit is een mailingtool die onder andere marketing automation features heeft. Daarin kun jij dus een automatische workflow aanmaken waar websitebezoekers automatisch een mail krijgen als ze wel producten in de winkelwagen plaatsen, maar niet afrekenen.

Hier zijn ook specifieke WooCommerce plugins voor, zoals het populaire CartBack. CartBack werkt niet met een mailing, maar met Facebook Messenger. De bewuste bezoeker krijgt automatisch een berichtje in Facebook Messenger met de herinnering dat er nog een product in het winkelwagentje staat. Je kunt er zelfs kortingscodes aan verbinden om de klant te overtuigen.

Amazon Affiliates

Bijna iedereen biedt zijn of haar producten tegenwoordig aan via Amazon, Bol.Com, eBay, enz. Deze grote partijen maken het mogelijk om extra inkomsten te genereren door de producten van jouw webshop ook daar aan te bieden. Middels plugins wordt dit proces erg makkelijk en geautomatiseerd.

Het voordeel is dat jouw producten niet alleen op jouw webshop zichtbaar zijn, maar ook op andere platforms. Meer exposure dus. Wel betaal je doorgaans een commissie of fee, maar een verkoop is een verkoop.

Currency Switcher

Iedere internationale webshop zou een currency converter moeten hebben. Bezoekers uit een land met een andere valuta plaatsen vaak geen bestelling omdat zij niet scherp hebben hoeveel een euro of dollar is in hun eigen valuta.

Met een currency converter kunnen zij aangeven met welke valuta zij willen betalen en welke valuta moet worden weergegeven bij de producten. Op die manier is voor de bezoeker direct duidelijk hoeveel hij of zij moet betalen in de eigen munt en dat stimuleert verkopen.

Google Analytics

Wellicht wat afgezaagd, maar Google Analytics is echt belangrijk. WooCommerce heeft ook basis statistieken en een rapportagefunctie, maar biedt erg beperkte inzichten. Zo kun je in Google Analytics veel beter de hele customer journey in kaart brengen.

Je kunt duidelijk zien vanuit welke bron een bezoeker komt en via welke weg op jouw webshop hij tot een aankoop komt of wellicht afhaakt. Het is makkelijk om te signaleren of een bepaalde landingspagina of productpagina niet goed loopt. Daarnaast kun je gemakkelijk notities plaatsen in je statistieken. Zo kun je makkelijk achterhalen welke actie je uitvoerde voordat er een piek kwam in de conversie.

Google Analytics biedt daarnaast handige functies en opties om jouw statistieken te verdiepen. Daarmee bedoelen we dat je heel gedetailleerde klantprofielen kunt maken. Zo kun je een klantprofiel maken gebaseerd op nationaliteit, leeftijd en de populaire producten voor die groep. Aan de hand daarvan kun je bijvoorbeeld weer adverteren.

Met een goed ingericht Google Analytics account kun je waardevolle en relevante informatie achterhalen dat op veel manieren waarde kan toevoegen.

Pricetracking & Dynamic Pricing

Een absolute feature die iedere webshop moet hebben is een dynamic pricing feature. Daarmee kun je benchmarks instellen en automatisch jouw prijzen (laten) afstemmen op de marktsituatie. Daarmee kun je concurrenten te snel af zijn en prijzen optimaliseren aan de hand van jouw prijsstrategie.

Een goede dynamic pricing tool biedt ook andere features, zoals pricetracking. Daarmee kun je gemakkelijk en automatisch de markt in de gaten houden. Zo zie je het direct als jouw concurrenten hun prijzen verlagen. Hoe denk je dat grote ketens als Wehkamp, CoolBlue of Zalando het doen?

Styling en design

Van alle WooCommerce plugins die we aanraden, heeft alleen deze te maken met de styling van jouw webshop. Want WooCommerce heeft erg beperkte opties voor design en styling. Er zijn tal van WooCommerce plugins die je daarbij helpen. Foto-sliders, productdesign, enz. Een populaire plugin is de Fancy Product Designer.

VAT EU & B2B

Bereken jij nog handmatig de BTW? En zoek jij nog handmatig uit hoe het zit met belastingregelingen in het buitenland, vooral bij B2B verkopen buiten de EU? Er zijn handige plugins die dit automatisch voor jou doen. Dat scheelt veel tijd en voorkomt dat je per ongeluk verouderde informatie gebruikt.